Sehr geehrte Kandidatinnen und Kandidaten (im Folgenden der einfacheren Lesbarkeit wegen zusammenfassend „Kandidaten“), wir freuen uns, dass Sie uns, der mposition GmbH (mpostion GmbH, Langbehnstraße 13e, 22761 Hamburg, vertr. d. d. Geschäftsführung Sönke Mohr, im Folgenden: mposition GmbH), Ihre Daten zu Zwecken der Personalvermittlung als Fach- oder Führungskraft anvertrauen möchten. Wir nehmen den Schutz Ihrer Daten sehr ernst. Aus diesem Grund informieren wir Sie nachfolgend gemäß den Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) über die Art, den Zweck und den Umfang der Datenerhebungen und Datenverarbeitungen.
1. Gegenstand des Datenschutzes
Gegenstand des Datenschutzes sind personenbezogene Daten. Diese sind nach Art. 4 Nr. 1 DSGVO alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen. Hierunter fallen z. B. Angaben wie Name, Post-Adresse, E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, aber auch Nutzungsdaten wie bspw. die IP-Adresse und Inhaltsdaten, wie Sie sich aus Ihren Bewerbungsunterlagen (Lebensläufen, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse und sonstige Qualifikationsnachweise) ergeben können.
2. Umfang und Zweck der Datenerhebung, Datennutzung und Datenpeicherung
Im Folgenden klären wir über den Umfang der Datenerhebung und -speicherung sowie -nutzung (im Folgenden „Datenverarbeitung“, verwendet im Sinne von Art. 4 Nr. 2 DSGVO) und über den Zweck der jeweiligen Datenverarbeitung im Rahmen unserer Recruiting- und Personalvermittlungsprozesse verfahren auf.
2.1. Verarbeitung von Bewerberdaten
Im Rahmen des Personalvermittlungsprozesses erhalten wir von Ihnen in der Regel all diejenigen Daten, die üblicherweise im Laufe eines Bewerbungsprozesses verarbeitet werden, wenn Sie sich auf eine von uns ausgeschriebene Stelle bewerben:
– Kontaktdaten wie Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern
– Inhaltsdaten wie Lebensläufe, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, sonstige Qualifikationszeugnisse und
– Inhaltsdaten, die sich aus persönlichen Gesprächen zum Zwecke der Ermittlung der Passung zu einer vakanten Stelle ergeben.
Diese Daten übermitteln Sie uns grundsätzlich zusammen mit einer Referenz-Nummer (Vakanz-Nummer).
Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen einer solchen Bewerbung erfolgt im Auftrag eines Kunden im. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b), Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG (Neu), da die Bewerbungen zur Begründung eines Beschäftigtenverhältnisses erfolgt. Als Auftragnehmer ist mposition ihren Kunden im Rahmen der Personalvermittlung über einen Auftragsverarbeitungsvertrag datenschutzrechtlich verpflichtet. Ergibt sich im Bewerbungsverfahren keine Passung, übernehmen wir Sie – sofern Sie uns Ihre Einwilligung erteilt haben – in unseren eigenen „Talentpool“, damit wir in Zukunft mit interessanten Karriereperspektiven an Sie herantreten dürfen. Die Verarbeitung erfolgt auf der Rechtsgrundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 7 DSGVO.
2.2. Verarbeitung von Kandidatendaten zum Zweck des aktiven Rekrutierens für die Personalvermittlung (Sourcingverfahren)
Zur Personalgewinnung bzw. die Personalvermittlung betreibt mposition auch aktive Rekrutierungen (sog. „Sourcingverfahren“), d.h. wir suchen aktiv in sozialen Netzwerken, in Foren oder an sonst allgemein zugänglichen Orten insbesondere online nach potentiellen Kandidaten.
Im Rahmen dieser Sourcingverfahren verarbeitet mposition von Ihnen offensichtlich öffentlich gemachten Daten wie:
– Vor- und Zuname
– Unternehmenszugehörigkeit
– Position
– Werdegang
– Daten zur beruflichen Qualifikation
– Interessensgebiete
– E-Mail-Adresse(n)
– Social Media Profile
– ggf. Telefonnummer(n)
Rechtsgrundlage dieser Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) i.V.m. Art. 9 Abs. 2 lit. e) DSGVO. Es besteht ein berechtigtes Interesse daran, personenbezogene Daten von potentiellen Kandidaten einer Personalvermittlung, die die Kandidaten selbst offensichtlich öffentlich gemacht haben, zu Zwecken der Personalgewinnung zu verarbeiten. Ein entgegenstehendes überwiegendes Interesse der Kandidaten, dass diese Daten nicht durch mposition zu diesen Zwecken erhoben wurden, ist nicht ersichtlich, da ausschließlich durch die Betroffenen selbst öffentlich gemachte Daten, welche der Sozialsphäre zuzuordnen sind, verarbeitet und zudem nur über den hier in den Löschfristen benannten Zeitraum aufbewahrt werden. Eine längere Verarbeitung der Daten erfolgt nur dann, wenn hierfür eine Einwilligung der Betroffenen eingeholt wurde. Von einer Benachrichtigung derjenigen Kandidaten, deren Daten im Rahmen eines aktiven Rekrutierungsverfahrens zu Zwecken der Anlage des Talentpools verarbeitet, aber welche schlussendlich nicht im Hinblick auf die in Rede stehende Stelle angesprochen und deren Daten nach Ziffer 9.3 nach sechs Monaten gelöscht werden, wird aufgrund der Unverhältnismäßigkeit des damit verbundenen Aufwandes gemäß Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO abgesehen und gleichsam nach Art. 14 Abs. 5 b) DSGVO an dieser Stelle über die vorgenommene Datenverarbeitung informiert.
2.3. Zwecke der Datenverarbeitung, Verantwortliche der Datenverarbeitung
Sämtliche vorgenannten personenbezogenen Daten verarbeiten wir ausschließlich zum Zwecke der Personalvermittlung als Fach- und/oder Führungskraft. Die Datenverarbeitung erfolgt regelmäßig im Auftrag des Kunden, der uns mit der Besetzung einer Stelle beauftragt hat. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen für den Kunden, welcher auch im datenschutzrechtlichen Sinne Verantwortlicher der Datenverarbeitung ist.Wir verwenden Ihre Daten ausschließlich im Rahmen derjenigen Vakanz und demjenigen Unternehmen, deren/dessen Vakanz-Nummer Sie bei der Zustimmung zu dieser Datenschutzerklärung angegeben haben, es sei denn Sie haben noch anderweitige Einwilligungen im Sinne von Ziffer 2.3 und/oder 2.4 zur Verwendung Ihrer Daten erteilt. Zum Zeitpunkt Ihrer Einverständniserklärung liegen weder gesetzliche noch vertragliche Gründe vor, nach denen Sie uns Ihre für den Besetzungsprozess relevanten Daten zu übermitteln verpflichtet wären. Übermitteln Sie uns jedoch die angeforderten Daten nicht, können wir können Sie entweder gar nicht oder nicht hinreichend im weiteren Besetzungsprozess berücksichtigen.
2.4. Einwilligung zur weiteren Datenverwendung beim Kunden
Wenn Sie bei der Zustimmung zur Datenschutzerklärung bezüglich einer Vakanz weiter angegeben haben, dass Sie darüber hinaus mit der Verwendung Ihrer Daten zum Zwecke der Personalarbeit im Unternehmen des Kunden ausschließlich einverstanden sind, übermitteln wir diese Einwilligung, welche sich auch auf die Weitergabe an etwaige Mutter- und/oder Tochterkonzerne bezieht, an den Kunden. Der Kunde ist dann berechtigt, Ihre Daten für die nächsten zwei Jahre zu Zwecken des Talent Relationship Management, des Personalmarketings und der Rekrutierung weiter zu verarbeiten und Sie diesbezüglich per E-Mail oder telefonisch zu kontaktieren. Nach Ablauf dieser zwei Jahre wird das Unternehmen des Kunden für Ihre Daten eine weitere Einwilligung einholen oder Ihre Daten löschen. Ihre Widerrufs- und Löschungsrechte bleiben hiervon selbstverständlich unberührt.
Für diese Datenverarbeitung ist ausschließlich der Kunde verantwortlich.
2.5. Einwilligung zur (weiteren) Datenverwendung durch mposition
Wenn Sie bei der Zustimmung zur Datenschutzerklärung bezüglich einer Vakanz angegeben haben, dass Sie auch mit der künftigen Verwendung Ihrer Daten durch die mposition zu Zwecken der Personalarbeit einverstanden sind, oder wenn Sie uns Ihre Daten im Rahmen einer Initiativbewerbung übersendet haben, ist mposition berechtigt Ihre Daten künftig im folgenden Umfang zu verarbeiten:
Mposition ist berechtigt, Ihre Daten für die nächsten zwei Jahre zu Zwecken des Talent Relationship Managements und der Personalvermittlung zu verarbeiten. Dies bedeutet nicht, dass mposition Ihre Daten ohne Ihre Einwilligung an Dritte weitergibt oder weitergeben darf, sondern dass mposition in Zukunft mit interessanten Karriereperspektiven an Sie per E-Mail oder telefonisch herantreten darf, um Sie über weitere Karriereperspektiven zu informieren und um gegebenenfalls Ihre Einwilligung zur Weitergabe Ihrer Daten an Dritte (Unternehmen mit passenden Vakanzen) einzuholen.
Für diese Datenverarbeitung ist ausschließlich mposition verantwortlich.
3. Empfänger der Daten, Weitergabe der Daten
Mposition übermittelt als Auftragnehmer im Rahmen einer Personalvermittlung die Daten von Bewerbern und Kandidaten an den Auftraggeber gemäß des der Personalvermittlung zugrundeliegenden Auftragsverarbeitungsvertrags. Die Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an den konkreten Auftraggeber erfolgt dennoch nicht ohne Ihr Einverständnis, um Ihre berechtigten Interessen zu wahren. Empfänger von Daten können neben unserem dem Hoster und auch die Anbieter unserer Office-Lösung sowie ggf. unserer Bewerbungsmanagement-Software (beides genutzt als Software-as-a-Service) sein.
Sie können auf Nachfrage jederzeit eine Liste der konkreten Empfänger erhalten. Aus Gründen unserer eigenen IT- und Datensicherheit möchten wir jedoch die Empfänger von Daten nicht öffentlich an dieser Stelle namentlich benennen.
Sie können sich jedoch sicher sein, dass wir jeden Anbieter, der für uns Daten im Auftrag verarbeitet, über einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO verpflichtet haben. Eine Übermittlung der Daten in sogenannte unsichere Drittstaaten wie die USA erfolgt nicht.
Eine Weitergabe der persönlichen Daten an Dritte außerhalb des hier geschilderten Rahmens erfolgt ohne eine ausdrückliche Einwilligung nicht.
Auch die Übermittlung an auskunftsberechtigte staatliche Institutionen und Behörden erfolgt nur im Rahmen der gesetzlichen Auskunftspflichten oder, wenn wir durch eine gerichtliche Entscheidung zur Auskunft verpflichtet werden.
4. Dauer der Verarbeitung, Löschen von Daten
Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens werden die Bewerberdaten derjenigen, die zur Besetzung der vermittelten Stelle abgelehnt wurden, erst nach Ablauf von acht Monaten nach der Besetzung (Beschäftigungsantritt) der vermittelten Stelle gelöscht. Hintergrund für diesen Zeitraum ist, dass die Probezeit regelmäßig sechs Monate beträgt. Sollte das neu begründete Arbeitsverhältnis binnen dieses Zeitraums wieder beendet werden, so soll die Möglichkeit bestehen, wieder auf die weiteren Bewerber zur erneuten Personalvermittlung zurückkommen zu können.
Kandidatendaten aus Sourcingverfahren werden, soweit keine Einwilligung der Betroffenen zu einer weiteren Verarbeitung eingeholt wird, sechs Monate nach Beginn des Sourcingprozesses gelöscht.
Haben Sie Ihre Einwilligung zur Aufnahme in den Talentpool von mposition erklärt, speichern wir Ihre Daten für zwei Jahre ab Erteilung Ihrer Einwilligung. Gegebenenfalls kommen wir vor Ablauf dieser zwei Jahre erneut auf Sie zu und bitten Sie erneut um eine Einwilligung. Erteilen Sie diese nicht, werden die Daten nach Ablauf der zwei Jahre gelöscht. Unabhängig von der Erteilung der Einwilligung stehen Ihnen selbst verständlich die Rechte nach Ziffer 5 zu.
5. Auskunfts-, Widerrufs- und Löschungsrechte
Unabhängig von dem Vorstehenden haben Sie die folgenden Rechte:
Sie haben das Recht, Auskunft bezüglich der von Ihnen bei uns verarbeiteten Daten zu verlangen.
Sie können jederzeit der Verarbeitung Ihrer Daten widersprechen, soweit die Voraussetzungen des Art. 21 DSGVO vorliegen, und eine etwaige daneben erteilte Einwilligung zur Verarbeitung der Daten jederzeit widerrufen. Wenn die Einwilligungen zur Datenverarbeitung widerrufen bzw. der Verwendung der Daten widersprochen wird, berührt dies die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bzw. des Widerspruchs nicht.
Weiter können Sie jederzeit die von uns verarbeiteten Daten berichtigen, beschränken oder löschen lassen. Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass es gesetzliche Verpflichtungen – wie Aufbewahrungspflichten – geben kann, Daten weiter zu speichern. In diesem Fall können die Daten nur beschränkt werden. Dies meint, dass die Daten ausschließlich zu dem Zweck des Nachkommens der gesetzlichen Pflichten verarbeitet und sonst nicht genutzt werden.
Darüber hinaus steht Ihnen daneben auch das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO sowie das Recht zur Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde im Sinne von Art. 77 DSGVO zu.
In dem Fall der Personalvermittlung, in dem wir als Auftragnehmer tätig sind, werden wir Ihr Begehren unverzüglich an den jeweiligen Verantwortlichen weiterleiten.
Wenden Sie sich zur Ausübung der vorgenannten Rechte bitte an datenschutz@mpostion.de.